企业内审活动中不符合项实例分析

       一、 内审员对法规不了解

       1.法规标识不准确

       我国目前运行的《建筑工程资料管理规程》有多个地方标准，审核员应书写成“DB11/T 695-2017《建筑工程资料管理规程》”，以适用北京地区。

       2. 法规适用性不当

       依据DB11/T 695-2017  《建筑工程资料管理规程》1.0.2条款关于“本规程适用于北京市行政区域内新建、改建、扩建建筑工程资料的管理”的要求，可以判定《建筑工程资料管理规程》的适用对象是“改、扩、建”项目。“改、扩、建”与“装修”的基本区别在于：“改、扩、建”施工前应得到规划部门的批准；而“装修”不需要规划部门的批准。

       依据DB11/T 695-2017  《建筑工程资料管理规程》3.0.8 条款关于“建设单位应在工程竣工验收前，提请城建档案对工程档案进行预验收，取得《建设单位竣工档案预验收意见》，列入城建档案管理部门接收规范围的工程档案，应在工程竣工验收后6个月内移交”的规定，DB11/T 695-2017  《建筑工程资料管理规程》不适用本次内审企业的维修工作，用“不符合项”不妥当。

       二、 内审员对ISO 9001标准理解不透彻

       1.不符合项不规范

       既然企业内审包括ISO 9001标准，就不能违反ISO 9001标准的各项要求。内审员开出不符合项应写明不符合，写成“不符合《建筑工程资料管理规程》的要求”，过于笼统，不能让受审核部门自己去找不符合的条款去。

       2.内审活动应尊重企业管理规定

       以“不符合《建筑工程资料管理规程》的要求”为例，内审员应首先关注企业有无内部的相关管理规定，如果企业内部没有相关的管理规定，而直接让部门执行法规要求存在不妥。

       各类法规均是标准性要求，没有明确企业内部“5W1H”的内容，没有职责分配，直接执行法规要求，不符合ISO 9001标准5.3条款关于“最高管理者应确保组织相关岗位的职责、权限得到分配、沟通和理解”的要求。

       3.对内审活动不了解

       在内审活动中，应存在以下几个方面：

       （1）存在“符合”与“不符合”情况

       符合是指审核证据符合审核准则。例如：产品终检合格后，放行销售，符合ISO 9001标准8.6条款关于“在策划的安排已圆满完成之前，不应放行产品”的要求。

       不符合是指审核证据与审核准则存在不符合时，可以提出不符合项并要求整改。例如：产品未做检验就放行予以销售，不符合ISO 9001标准8.6条款关于“在策划的安排已圆满完成之前，不应放行产品”的要求。

       （2）存在与准则符合性以外的情况

       没有不符合——没有发现与准则存在不符合情况。例如：使用模具来生产批量冲压件时，质量大纲只提出首、未件检验和过程抽查的检验方式，过程中的冲压件不是100%检查，就是“没有不符合”。

       改进会更好——审核员提出改进要求，认为对工作会有更好的作用。例如：使用模具来生产批量冲压件时，质量大纲只提出首、未件检验和过程抽查的检验方式，如果能100%检验会更好。

       以本次内审中体现的：部门没有执行DB11/T 695-2017《建筑工程资料管理规程》，没有违反企业内部管理规定，也不适用DB11/T 695-2017《建筑工程资料管理规程》规定范围，这就是“没有不符合”。

       4. 当受审部门不接受不符合项时，应妥善处理、沟通

       当受审核方不同意审核员观点时，审核组应依据标准条款和不符合事实，努力争取最大共识。特别是对主管部门及专业审核时，内审员更要避免非专业、非客观的主观意向指导，避免给工作造成不必要的损失。

       5.不恰当地要求按法规运行，会造成不良后果

       企业内部装修活动存在简繁不一、费用不同等情况，内审员可能认为存在“更好”的效果，但不能一味强求执行DB11/T 695-2017《建筑工程资料管理规程》，否则会加大企业内部装修的运行成本。

       通常情况下，企业是否执行DB11/T 695-2017《建筑工程资料管理规程》是由企业内部的维修主管部门来识别、策划。QMS主管部门应依据ISO 9001标准4.1条款关于“组织应确定与其宗旨和战略方向相关并影响其实现质量管理体系预期结果的能力和各种外部和内部因素”的要求，组织进行外部门因素识别。再依据6.1.1条款关于“在策划质量管理体系时，组织应考虑到4.1所提及的因素要求，并确定需要应对的风险和机遇”的要求予以考虑。依据8.1b）条款关于“组织应通过策划产品接收准则实现对过程实施控制”的要求进行策划运行。

       综上所述，企业内审运行不当，会有损ISO 9001标准体系的建立与运行，会给一线生产增加不利因素。虽然是企业的内审行为，但从外审角度来看，若对内部审核存在的问题不能如实指出来也不行，应依据ISO 9001标准9.2.1条款关于“组织应组织内部审核以确认符合ISO 9001标准要求”的规定运行。

       若太强调把内审混入其他企业管理审核，进而弱化ISO 9001标准内审效果，对ISO 9001体系的运行是不利的。

       针对内审中可能存在的不良因素或效果，笔者建议在外审活动中关注内审活动的适宜性和规范性，以强化并推动ISO 9001标准体系的规范性运行。

       来源：《中国认证认可》 2019年第1期

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